Política de Tratamiento de Datos Personales de Convoka S.A.S.

I. INTRODUCCIÓN

CONVOKA S.A.S. (en adelante, "Convoka"), identificada comercialmente como la plataforma tecnológica disponible en el sitio web www.convoka.co, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus usuarios, organizadores de eventos, asistentes, proveedores, colaboradores y demás titulares de información personal.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulen la protección de datos personales en Colombia, Convoka adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política"), con el propósito de informar a los titulares sobre la forma en que se recolectan, utilizan, almacenan, transmiten, transfieren y protegen sus datos personales.

La aceptación expresa o inequívoca de esta Política implica la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas.

II. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se entenderá por:

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato Sensible:

Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del Tratamiento:

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento:

Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión o transferencia.

Transferencia:

Envío de datos personales a un receptor ubicado dentro o fuera del país, quien actuará como responsable del tratamiento.

Transmisión:

Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando el encargado actúe por cuenta del responsable.

III. ALCANCE

La presente Política aplica a todos los datos personales recolectados y tratados por Convoka en el desarrollo de su objeto social y en la prestación de sus servicios como plataforma tecnológica intermediaria para la promoción, gestión, comercialización y administración de eventos.

La Política será aplicable a todos los titulares cuyos datos personales sean tratados por Convoka, independientemente del medio utilizado para la recolección de dicha información.

IV. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: Convoka S.A.S.

Nombre comercial: Convoka

Página web: www.convoka.co

Correo electrónico para asuntos de privacidad: [email protected]

Convoka actuará como responsable del tratamiento respecto de los datos personales recolectados directamente por la plataforma y podrá actuar como encargado del tratamiento cuando procese información por cuenta de organizadores de eventos.

V. PRINCIPIOS RECTORES

Convoka aplicará los siguientes principios:

• Principio de legalidad.
• Principio de finalidad.
• Principio de libertad.
• Principio de veracidad o calidad.
• Principio de transparencia.
• Principio de acceso y circulación restringida.
• Principio de seguridad.
• Principio de confidencialidad.

VI. CANALES DE RECOLECCIÓN

Convoka podrá recolectar datos personales mediante:

• Formularios de registro en www.convoka.co.
• Formularios de compra de entradas.
• Procesos de creación de eventos.
• Integraciones con pasarelas de pago.
• Canales de atención al cliente.
• Formularios de contacto.
• Campañas promocionales autorizadas.
• Procesos de acreditación y check-in.
• Aplicaciones web progresivas (PWA).
• Integraciones tecnológicas autorizadas.

VII. TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Convoka podrá tratar datos personales de:

• Usuarios registrados.
• Asistentes a eventos.
• Organizadores de eventos.
• Representantes legales de organizadores.
• Proveedores y contratistas.
• Aspirantes a procesos de selección.
• Empleados y colaboradores.
• Visitantes del sitio web.

VIII. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Convoka podrá recolectar, entre otros:

Nota sobre pagos:

Convoka no almacenará directamente números completos de tarjetas de crédito o débito cuando estos sean procesados por terceros especializados.

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Género.
• Dirección de residencia.
• Ciudad y país de residencia.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Información de facturación.
• Información relacionada con eventos adquiridos.
• Información tributaria cuando sea requerida.
• Dirección IP.
• Datos del navegador.
• Sistema operativo.
• Fecha y hora de acceso.
• Historial de transacciones.
• Información derivada del uso de la plataforma.

IX. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser utilizados para:

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Gestionar la compra y emisión de entradas.
• Generar códigos QR de acceso.
• Verificar la autenticidad de las entradas.
• Administrar el ingreso a eventos.
• Facilitar la comunicación entre asistentes y organizadores.
• Gestionar reembolsos cuando proceda.
• Prevenir fraudes y actividades ilícitas.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.
• Enviar información relacionada con eventos adquiridos.
• Realizar análisis estadísticos.
• Mejorar la experiencia del usuario.
• Desarrollar nuevas funcionalidades.
• Atender solicitudes y reclamaciones.
• Gestionar campañas de mercadeo previamente autorizadas.
• Remitir encuestas de satisfacción.
• Realizar procesos de auditoría interna.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

X. DATOS SENSIBLES

Convoka evitará recolectar datos sensibles salvo cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

El tratamiento de datos sensibles requerirá autorización expresa del titular.

El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles.

XI. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Convoka procurará abstenerse de recolectar información de menores de edad sin la autorización de sus representantes legales.

Cuando la naturaleza del evento requiera el tratamiento de datos de menores, se velará por el respeto de sus derechos fundamentales y el interés superior del menor.

XII. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informados sobre el uso de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización otorgada.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

XIII. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas, peticiones y reclamos podrán presentarse mediante correo electrónico a: [email protected]

La solicitud deberá contener: nombre completo del titular, documento de identidad, descripción clara de la solicitud y datos de contacto para recibir respuesta.

Convoka responderá dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana vigente.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Convoka implementará medidas administrativas, físicas y técnicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o destrucción.

Entre dichas medidas podrán incluirse:

• Control de accesos.
• Gestión de credenciales.
• Cifrado de información sensible cuando sea aplicable.
• Monitoreo de eventos de seguridad.
• Copias de respaldo.
• Protocolos de recuperación ante incidentes.

XV. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Convoka podrá transmitir o transferir datos personales a terceros necesarios para la prestación del servicio, incluyendo:

Protección:

En todos los casos se exigirán niveles adecuados de protección de datos.

• Pasarelas de pago.
• Proveedores de infraestructura tecnológica.
• Servicios de correo electrónico.
• Herramientas de análisis.
• Operadores logísticos.
• Empresas encargadas del control de acceso.

XVI. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

Convoka podrá utilizar cookies y tecnologías similares con fines estadísticos, funcionales y de mejora de la experiencia del usuario.

El usuario podrá configurar su navegador para rechazar dichas tecnologías, entendiendo que algunas funcionalidades podrían verse afectadas.

XVII. TEMPORALIDAD DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, las obligaciones legales aplicables y los requerimientos de las autoridades competentes.

Una vez cumplidas dichas finalidades, la información podrá ser eliminada o anonimizada.

XVIII. CONFIDENCIALIDAD

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales deberá garantizar la reserva de la información incluso después de finalizada su relación con Convoka.

XIX. NUEVOS USOS

En caso de requerirse el uso de los datos personales para finalidades diferentes a las aquí establecidas, Convoka solicitará las autorizaciones correspondientes cuando ello sea legalmente exigible.

XX. PROPIEDAD INTELECTUAL

Las bases de datos utilizadas por Convoka constituyen activos protegidos por las normas de propiedad intelectual aplicables.

El acceso autorizado a dichas bases no implica cesión alguna sobre los derechos que recaen sobre ellas.

XXI. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Convoka se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento.

Las modificaciones sustanciales serán informadas a través del sitio web www.convoka.co o mediante los canales de contacto registrados por los titulares.

XXII. AUTORIDAD DE CONTROL

Los titulares podrán acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante Convoka y consideren vulnerados sus derechos relacionados con la protección de datos personales.

XXIII. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 10 de junio de 2026 y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una nueva versión publicada por Convoka S.A.S.